e-Podatki

Dokumentowanie podróży służbowej 2008-07-08


Interpelacja nr 2471 do ministra pracy i polityki społecznej w sprawie uproszczenia zasad zwrotu pracownikom sfery budżetowej kosztów podróży bez konieczności dokumentowania jej biletami.


Szanowna Pani Minister! Zwracam się do Pani Minister z interpelacją dotyczącą uproszczenia zasad rozliczania kosztów podróży służbowej.

Podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania i rozliczenia kosztów takiego wyjazdu. Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 30 listopada 2006 r., które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2007 r., nakłada m.in. obowiązek rozliczenia kosztów podróży pracownika poprzez załączenie dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki. Zmiana ta utrudnia rozliczenie delegacji pracownikom sfery budżetowej, np. nauczycielom.

W ramach delegacji pracownik sfery budżetowej obowiązany jest podróżować najtańszym środkiem lokomocji. Praktyka pokazuje, że w delegację udaje się zazwyczaj grupa osób, podróżując samochodem, ponieważ tak jest szybciej i często taniej. Nie można rozliczyć jednak tego przejazdu, bo nie ma dowodu, czyli biletu.

Wprowadzona nowelizacja skutkuje tym, że pracownik odbywający podróż służbową środkami komunikacji publicznej jest obowiązany do przedstawienia dowodu takiej podróży w postaci biletu. Niedostarczenie biletu prowadzi do niewypłacenia delegacji służbowej. Archiwizacja tych dokumentów to z kolei uciążliwy obowiązek dla pracodawcy.

W związku z powyższym prosimy Panią Minister o odpowiedź na następujące pytanie: Czy ministerstwo dokona takiej nowelizacji rozporządzenia, aby nie było obowiązku dokumentowania podróży biletami?

Z poważaniem

Posłanki Jadwiga Wiśniewska,
Elżbieta Witek i Anna Zalewska

Warszawa, dnia 8 kwietnia 2008 r.


Odpowiedź ministra pracy i polityki społecznej na interpelację nr 2471 w sprawie uproszczenia zasad zwrotu pracownikom sfery budżetowej kosztów podróży bez konieczności dokumentowania jej biletami

W związku z otrzymaną przy piśmie z dnia 15 kwietnia br., znak: SPS-023-2471/08, interpelacją posłanek Jadwigi Wiśniewskiej, Elżbiety Witek i Anny Zalewskiej w sprawie uproszczenia zasad zwrotu pracownikom sfery budżetowej kosztów podróży bez konieczności dokumentowania jej biletami, przedstawiam Panu Marszałkowi następujące stanowisko.

Proponowane przez panie posłanki uproszczenie zasad zwrotu pracownikowi kosztów podróży odbytej publicznym środkiem transportu (bez konieczności dokumentowania ich biletami) będzie rozważone w bieżącym roku, w związku z przewidzianą nowelizacją przepisów rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) i poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.).

Nadmieniam, że zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Może to być środek transportu publicznego (ust. 2) i wówczas zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odrębnych przepisach (rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.).

Moim zdaniem pracownik powinien odbyć podróż służbową środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Zmiana przez pracownika środka transportu wskazanego przez pracodawcę może mieć miejsce w przypadkach szczególnych (np. pracownik spóźnił się na pociąg i aby terminowo wykonać zadanie służbowe, podróż odbył własnym samochodem lub z przyczyn przewoźnika doszło do opóźnienia lub odwołania środka transportu itp.). W takim przypadku decyzja o sposobie rozliczenia kosztów przejazdu pozostaje w gestii pracodawcy, przy czym nie ma przeszkód prawnych, aby rozliczenia dokonać według stawki za 1 km przebiegu (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Znowelizowane przepisy omawianego rozporządzenia, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2007 r., dotyczą zasad udzielania przez pracodawcę zaliczki na przewidywane koszty podróży i sposobu jej rozliczania.

Zgodnie z § 8a rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Stosowne udokumentowanie kosztów podróży odbytej publicznym środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę (§ 5 ust. 1–2 rozporządzenia) obejmuje moim zdaniem także załączone bilety za przejazd np. pociągiem, autobusem.

Obowiązek dokumentowania przejazdu prywatnym samochodem wynika z przepisów m.in. art. 21 ust. 1 pkt 23b i art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), które określają warunki, jakie musi spełniać „ewidencja przebiegu pojazdu”.

Minister

Jolanta Fedak

Warszawa, dnia 22 kwietnia 2008 r.