e-Podatki

Faktury wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej 2007-06-19


W ostatnim okresie czasu jeden z naszych kontrahentów poinformował nas, że w celu uproszczenia i przyspieszenia procedur dostarczania nam swoich faktur w najbliższym czasie planuje przesyłanie do nas faktur przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, czyli e-mailem. W związku z tym zwracamy się z prośbą czy faktury generowane w formacie PDF i przesyłane przy wykorzystaniu poczty elektronicznej są prawidłowymi dokumentami potwierdzającymi dokonanie transakcji? Kontrahent uznaje takie rozwiązanie za dopuszczalne podkreślając, że aktualnie uregulowania we Wspólnocie Europejskiej nie wymagają podpisu na fakturach. Dodatkowo prosimy o informację, czy jesteśmy zobowiązani zgodzić się na propozycję kontrahenta w zakresie formy faktur?

Szczególnym uregulowaniem dotyczącym faktur, których dotyczy pytanie Czytelnika jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr133, poz.1119). W myśl tego rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art.3 pkt2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr130, poz.1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przestanie dokumentu w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur. Należy zaznaczyć, że wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Warunek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego , nie dotyczy podmiotów niebędących podatnikami. Zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany. Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Jak więc wynika z obowiązujących przepisów nie jest możliwe narzucanie przez jednego podatnika drugiemu podatnikowi (odbiorcy). Ustawodawca wprost wskazał, że mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Jeżeli więc Czytelnik nie jest zainteresowany w otrzymywaniu ich w takiej formie – to nie będzie ich otrzymywał.

Podkreślić także należy, że ustawodawca wymaga także spełnienia określonych wymagań (przykładowo wspomnianej wyżej gwarancji autentyczności). Jak wynika z pytania Czytelnika jego kontrahent chce się ograniczyć do generowania faktur w formacie PDF i przesyłane przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. Nie będą to więc faktury dopuszczone wspomnianym wyżej rozporządzeniem, nawet w sytuacji akceptacji w tym względzie przez Czytelnika.

(źródło: Wskazówki podatkowe)