e-Podatki

Do celów podatkowych można przechowywać skany dokumentów papierowych 2015-03-23


Tak wynika z interpretacji izby skarbowej. Papierowe faktury można przechowywać w wersji elektronicznej. To wygodne rozwiązanie powala obniżać koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.

Pomimo że elektroniczne faktury zyskują na popularności, nadal wiele firm otrzymuje i archiwizuje dokumenty papierowe. Wynika to głównie z przyzwyczajenia. Mając jednak na uwadze, że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać latami, a to wiążę się z pokaźnymi kwotami, warto zwrócić uwagę na wygodniejszy i tańszy sposób archiwizowania dokumentów respektowany przez służby podatkowe. Chodzi tutaj o przechowywanie faktur w formie skanów wersji oryginalnych.

Wszystko to w oparciu o decyzję Izby Skarbowej w Katowicach, w której stwierdza, że taka forma archiwizowania dokumentów jest właściwa. Wcześniej do katowickiej izby zwróciła się pewna spółka, która zapytała, czy w celach dokumentacji podatkowej wystarczy skan dokumentu papierowego. Zgodnie z założeniami zaproponowany przez firmę system przechowywania ma zapewnić, że po zeskanowaniu będzie można sprawdzić tożsamość sprzedawcy w celu potwierdzenia autentyczności dokumentu, faktura będzie w całości czytelna i nie będzie można dokonywać żadnych zmian danych w dokumencie. Jednocześnie dokumenty papierowe będą niszczone.

W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) Izba Skarbowa w Katowicach potwierdziła, że archiwizowanie skanów, a nie faktur oryginalnych – jest zgodne z przepisami. Obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów. Najważniejsze jest spełnienie takich warunków jak: zachowanie czytelności i autentyczności dokumentów, oraz możliwość archiwizowania faktur. Skany papierowych faktur te warunki spełniają.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku paragonów i innych podobnych dokumentów, które również są podstawa do udowodnienia poniesienia wydatków a które z punktu widzenia prawa fakturami nie są.

Źródło: Tax Care