e-Podatki

Wydatki na kawę lub słodycze można zaliczyć do kosztów 2011-02-01


Wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracjach są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym i zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na napoje, słodycze itp. podawane podczas pokazów i prezentacji (jeśli nie noszą znamion okazałości, wystawności) nie stanowią kosztów o charakterze reprezentacyjnym w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 i można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 21.11.2010 r. (data wpływu 26.11.2010 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie:

  • zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z potencjalnymi klientami podczas prezentacji i pokazów - jest prawidłowe,
  • zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłki w trakcie spotkań z klientami w restauracji – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 26.11.2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, w zakresie handlu sprzętem sportowym. W ramach działalności Wnioskodawczyni urządza pokazy sprzętu dla potencjalnych klientów oraz różnego rodzaju prezentacje. W związku z tym kupuje napoje, słodycze, drobne poczęstunki dla klientów. Czasami rozmowy z klientami prowadzi w restauracji, co pociąga za sobą określone koszty. Czy wydatki tego rodzaju tj. zakupy napoi (kawa, herbata, soki), słodyczy oraz usług gastronomicznych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawczyni stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów. Mając na uwadze tę definicję wydatki na zakup słodyczy, napoi lub koszt usług gastronomicznych poniesionych w celu prowadzenia rozmów z klientem są normalnymi wydatkami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej. W związku z tym, wydatki te mogą być uznane za koszty podatkowe.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.


Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.


Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • być właściwie udokumentowany.
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).


Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.
Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.


W komentarzu pt. „Podatek dochodowy od osób prawnych” pod red. J. Marciniuka (Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H.Beck) autorzy wskazali na przykładowe wydatki na reprezentację, do których zaliczono m.in.: koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (…).”
Jednocześnie podkreślić należy, że nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, lecz takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie bowiem, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia. Wydatkami takimi nie są wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą. Po pierwsze, podanie gościowi kawy bądź herbaty nie świadczy specjalnie o wystawności lub okazałości przedsiębiorcy. Po drugie zaś, wpływ takiego postępowania na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest znikomy, gdyż jest wyrazem pewnego standardu spotkań biznesowych. Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji. Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji (czy kawiarni) ma bowiem, bez wątpienia, na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibie podatnika, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji (kawiarni) trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.


W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawczyni w ramach działalności urządza pokazy oraz różnego rodzaju prezentacje dla potencjalnych klientów,. W związku z tym kupuje napoje, słodycze, drobne poczęstunki dla klientów. Czasami rozmowy z klientami prowadzi w restauracji.
Odnosząc zatem powyższe do przedstawionych we wniosku okoliczności należy stwierdzić, iż wydatki, obejmujące koszty posiłku (np. obiadu lub kolacji) w restauracji w czasie spotkań z kontrahentami, w ocenie organu podatkowego, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy.


Jest oczywiste, że sposób podejmowania klientów, warunki w jakich się odbywa spotkanie z kontrahentem ma przełożenie na sposób w jaki jest postrzegana Firma organizująca spotkanie. A zatem ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku Firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania jej na zewnątrz.
Mimo, że tego typu działania nie mają charakteru wytwornego, okazałego, są powszechnie stosowane, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez spółkę Wnioskodawczyni. np. stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której klient będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie „ugoszczony”. Wydatki te w sposób pośredni promują firmę.
Wybór miejsca spotkania poza siedzibą Firmy jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży, negocjacji biznesowych itp. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są „usługami gastronomicznymi”, które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.


A zatem wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Natomiast w kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia „reprezentacja” oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzić należy, iż wydatki na napoje (kawa, herbata, soki), słodyczy podczas spotkań z potencjalnymi klientami nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów utrzymywanych przez Firmę, jednak jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.


Wnioskodawczyni może zatem zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 tej ustawy.


Reasumując, w świetle przedstawionego przez Wnioskodawczynię stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego należy stwierdzić, iż wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracjach są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym i zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.


Natomiast wydatki na napoje, słodycze itp. podawane podczas pokazów i prezentacji (jeśli nie noszą znamion okazałości, wystawności) nie stanowią kosztów o charakterze reprezentacyjnym w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 i Wnioskodawczyni może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26.01.2011 r, sygn. IPPB1/415-1054/10-4/ES)