e-Podatki

Zaliczenie kosztów podatkowych i VAT naliczonego z duplikatu faktury w różne okresy sprawozdawcze 2010-06-01


Jednostka ma inny rok podatkowy niż kalendarzowy. Poprzedni rok podatkowy spółki skończył się 30 kwietnia 2010 r. W dniu 16 stycznia 2010 r. została wystawiano dla spółki faktura dotycząca kosztów pośrednich (zakup materiałów biurowych który faktycznie został dokonany). Faktura ta jednak nie dotarła do spółki. W dniu 12 maja 2010 r. wystawiony został nam jej duplikat. Jak w takim przypadku rozliczyć VAT i podatek dochodowy?

Odliczenie VAT z tego duplikatu możliwe jest w deklaracji za maj 2010 r., pomimo że dotyczy faktury wystawionej w styczniu 2010 r.
Natomiast w związku z tym że operacja gospodarcza miała miejsce w zakończonym roku podatkowym firmy(skończył się 30 kwietnia 2010 r.), to wydatek z tego tytułu powinien być zakwalifikowany do kosztów tego zakończonego już roku, a nie roku w którym duplika został otrzymany.

Na podstawie § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), jeżeli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Zgodnie z § 20 ust. 3 tego rozporządzenia faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT’’ oraz datę jej wystawienia. Z powyższych przepisów wynika zatem, że duplikat jest również fakturą. Przed jego otrzymaniem odliczenie nie było możliwe, ponieważ nie było wiadome o istnieniu faktury. Odliczenie VAT z duplikatu możliwe jest zatem za okres w którym podatnik go otrzymał (tj. za maj) lub w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych na podstawie art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej ustawy o VAT).

Ze stanu faktycznego przedstawionego w zapytaniu wynika, że faktura dotyczyła kosztu pośredniego.
Na podstawie art. 15 ust. 4d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. Nr 54, poz. 654 z późn. zm., dalej updop) koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Zgodnie zaś z art. 15 ust. 4e updop za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Ponadto, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który powinien zawierać m. in. datę dokonania operacji oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja – art. 21 ust. 1 tej ustawy). Zapis księgowy powinien natomiast zawierać m. in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu (art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zatem o zadekretowaniu dokumentu do danego miesiąca decyduje data dokonania operacji gospodarczej. Dekret na fakturze powinien wskazywać jako datę ujęcia w kosztach właśnie ten miesiąc, na który przypada data dokonania operacji. Data zapisu księgowego jest bowiem tylko datą techniczną wprowadzenia informacji do systemu.

Ponieważ operacja gospodarcza miała miejsce w zakończonym roku podatkowym spółki (skończył się 30 kwietnia 2010 r.) to wydatek z tego tytułu powinien być zakwalifikowany do kosztów tego zakończonego już roku, pomimo że duplikat został otrzymany już w nowym dla spółki roku podatkowym.

Podstawa prawna:
art. 19 ust. 13 pkt 1, art. 86 ust. 10 pkt 1, pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.);
§ 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).
art. 15 ust. 4d, ust. 4e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
art. 20 ust. 2, art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
(źródło: Wskazówki podatkowe)