e-Podatki

Rozmowy telefoniczne pracowników 2010-02-23


Rachunek telefoniczny na firmę jest zgodny z bilingiem miesięcznym. Czy urząd skarbowy ma prawo żądać wykazu rozmów wraz opisem, które rozmowy służyły działalność gospodarczej, a które były rozmowami prywatnymi pracowników? Do tej pory nie dzieliliśmy kosztów w ten sposób, czy musimy skorygować koszty i podatek naliczony VAT?

Zasadą jest, iż opłaty za tzw. telefon firmowy, a zatem ten który związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać zaliczone w całości ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach wynikających z ustaw o podatkach dochodowych. Niemniej, codzienna praktyka pokazuje, iż telefony firmowe wykorzystywane są również przez pracowników dla celów prywatnych, czego efektem są liczne następstwa zarówno na gruncie regulacji ustaw o podatkach dochodowych, jak i ustawy o podatku od towarów i usług. W efekcie, jeżeli telefon służbowy wykorzystywany jest przez pracowników w celach osobistych (pracownicy odbywają rozmowy prywatne z telefonu firmowego), to możliwe są dwa rozwiązania: (zobacz więcej ...)

1. Należy ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia dokonywanego na rzecz pracownika. Trzeba bowiem pamiętać, iż jeżeli pracownik wykorzystuje telefon firmowy dla potrzeb prywatnych, to na gruncie regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osiąga przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia, który w swoich skutkach, zgodnie z treścią art. 12 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych , uznawany jest za przychód ze stosunku pracy. Z drugiej zaś strony, aby zaliczyć wydatek w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów, to zarówno w świetle art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. 2000 Nr 14 poz. 176 ze zm. ) jak i art. 15 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 2000r. Nr 54 poz. 654 ze zm.) wymaganym jest istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskaniem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem jego źródła. I właśnie w omawianej sytuacji takiego związku nie sposób wykazać, co oznacza, iż koszty prowadzonych przez pracowników rozmów telefonicznych w sprawach osobistych za podatkowe koszty uzyskania przychodów pracodawcy nie mogą zostać uznane. Tym samym, jeżeli takie wydatki zostały zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów, to koniecznym jest dokonanie ich korekty.

Aby ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia dokonywanego na rzecz pracowników, a zarazem kwotę usług telekomunikacyjnych, które w ciężar kosztów uzyskania przychodów nie mogą zostać zaliczone, koniecznym jest określenie ceny wykonanych prze pracownika rozmów prywatnych. I właśnie biling rozmów telefonicznych stanowi instrument pozwalający na ustalenie wartości wykonywanych z telefonu służbowego rozmów o charakterze osobistym. Pomocne w rozliczeniu telefonów prywatnych mogą być również inne instrumenty takie jak np. zakładowy regulamin korzystania z telefonów, czy nałożony obowiązek prowadzenia przez pracowników ewidencji przeprowadzonych rozmów telefonicznych o charakterze osobistym.

Należy pamiętać, iż organ podatkowy, zgodnie z postanowieniami działu V ustawy Ordynacja Podatkowa, w trakcie kontroli jest uprawniony do żądania udostępnienia wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, a nadto do zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą oraz do przesłuchania świadków oraz kontrolowanego (art. 286 OP.) Tym samym biling, jako dokument pozwalający na ustalenie wartości przychodu wynikającego z nieodpłatnego świadczenia winien być udostępniony kontrolującemu na jego żądanie z wskazaniem, które rozmowy stanowiły nieodpłatne świadczenie dokonane na rzecz pracowników. Ponieważ przepisy prawa podatkowego nie przewidują obowiązku prowadzenia szczególnej formy ewidencji rozmów telefonicznych koniecznym jest przyjęcie takiej metody, która pozwala w sposób wiarygodny na wskazanie, które pozycje bilingu związane są z prowadzoną działalnością, a które stanowią rozmowy o charakterze prywatnym. Powyższe wynika z przyjętej w doktrynie zasady, w myśl której to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem, co oznacza, iż organ podatkowy może wymagać od podatnika wykazania tego związku, czyli wykazania, iż przeprowadzone połączenia telefoniczne pozostawały w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

2. Pracownik płaci pracodawcy za rozmowy telefoniczne wykonywane w celach prywatnych. W takiej sytuacji nie dochodzi do nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika, bowiem pracownik zwracając pracodawcy koszt rozmów telefonicznych wykonanych na cele prywatne (np. poprzez potrącenie z wynagrodzenia) w efekcie dokonuje od swojego pracodawcy nabycia usług telekomunikacyjnych. U podstaw takiej kwalifikacji leży teza, iż również w tym przypadku nie zachodzi związek przyczynowo skutkowy pomiędzy poniesionym kosztem a przychodem z działalności gospodarczej, a tym samym wydatki na prywatne telefony pracowników nie powinny zostać zaliczone w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Zarazem, otrzymany od pracownika zwrot kosztów rozmów prywatnych nie będzie uznawany za przychód podatnika bowiem, zgodnie z treścią art. 14 ust 3 pkt 3a ustawy o PIT ( art. 12 ust 4 pkt 6a CIT ) do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak podatnik zaliczy przedmiotowe koszty w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów ( wykazując na związek między ich poniesieniem a uzyskanym przychodem – zwrotem od pracownika ),to będzie musiał wykazać przychód wynikający z otrzymanych od pracowników zwrotów wartości prywatnych rozmów.

Odrębną problematykę stanowi zagadnienie wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych dla celów prywatnych w świetle regulacji ustawy o podatku VAT. Otóż, za treścią art. 8 ust 2 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług ( Dz, U. 2004 Nr 54 poz. 535 ze zm. ) przypomnieć warto, iż nieodpłatne świadczenie usług nie będące dostawą towarów dokonane na cele osobiste pracowników traktuje się jak odpłatne świadczenie usług, jeżeli podatnikowi przysługiwało w związku z nabyciem tych usług prawo do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego. Tym samym, jeżeli przy nabyciu usług telekomunikacyjnych podatnikowi przysługiwało uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego, a usługi te stanowiły przedmiot nieodpłatnego świadczenia dokonanego na cele osobiste pracowników podatnika, to takie świadczenie stanowi w świetle regulacji ustawy o VAT czynność podlegającą opodatkowaniu zrównaną w skutkach z odpłatnym świadczeniem usług. W konsekwencji, kluczowym jest odpowiedź na pytanie, czy przy nabyciu usług telekomunikacyjnych, które wykorzystywane są na cele osobiste pracowników podatnikowi przysługuje uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego. Otóż, trzeba pamiętać, iż zgodnie z treścią art. 86 ust 1 ustawy o VAT tzw. odliczenie podatku naliczonego przysługuje w stosunku do nabytych towarów lub usług, które związane są z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Tym samym, nie podlega odliczeniu ten VAT naliczony, który pozostaje bez związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych, co w konsekwencji prowadzi do wniosku, iż jeżeli nabywane usługi telekomunikacyjne służą celom osobistym pracowników, to najczęściej brak jest podstaw dla dokonania odliczenia podatku wynikającego z ich nabycia. Zatem jeżeli podatnik dokonał odliczenia podatku wynikającego z usług pozostających bez związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych to koniecznym jest dokonanie korekty uprzednio odliczonego podatku.
Z kolei w przypadku, w którym pracownik zwraca podatnikowi wartość wykonanych rozmów na cele prywatne, do czynienia będziemy mieli z odpłatnym świadczeniem usług w rozumieniu art. 8 ust 1 ustawy o VAT na rzecz pracownika ( pracownik kupuje usługę ), co stosownie do postanowień art. 5 ust 1 pkt 1 ustawy o VAT stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu, a zatem podatnikowi będzie przysługiwało uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z nabycia usług służących świadczeniu takich usług.

Reasumując trzeba powiedzieć, iż jeżeli w przedstawionej sytuacji pracownicy korzystali z telefonów służbowych w celach prywatnych, a świadczenie to finansowane było przez pracodawcę, to winna zostać ustalona wartość nieodpłatnego świadczenia, która jako powiększająca przychód pracownika wchodzi do podstawy ustalenia zaliczek na podatek dochodowy, a także składek ZUS. Zarazem nabycie powyższych usług od operatora nie będzie mogło stanowić podstawy dla zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów, ponieważ ich poniesienie nie jest związane z uzyskaniem przychodu. Nadto, brak jest również podstaw dla dokonania odliczenia podatku naliczonego wynikającego nabycia usług telekomunikacyjnych służących osobistym celom pracowników, co wynika z brzmienia art. 86 ust 1 ustawy o VAT - tj. nie zachodzi związek pomiędzy nabytymi usługami a wykonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu.

PODSTAWA PRAWNA
- art. 12 ust. 1, art. 14 ust. 3 pkt 3a, art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 poz. 176 ze zm.),
- art. 12 ust. 4 pkt 6a, art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zm.),
- art. 5 ust. 1, art. 8, art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 ze zm.)

(źródło: Wskazówki podatkowe)